经过了多轮内部讨论之后，教培机构决定开始上线一款教培机构管理系统软件，来管理消课划课、点名签到、请假记录等等。而接下来的关键是快速启用，让其开始发挥价值。
那么，如何可以快速启用一套管理系统软件呢？如果是全新开业的机构，因为无需和旧有的数据打交道。有的机构却容易犯难，觉得不知道应该从哪一步开始做起。
以下为一个启用的前准备工作的概要供参考。
一、了解系统软件的基本功能和各个角色的权限，并进行管理角色的账户设置。
这里可以参阅快速启用指南以及相关的解说视频。一般来说，开通注册的时候，默认是机构的校长来开立。校长需要对系统的主要功能和角色，已经有一个大致的了解。开通以后，如果机构的教务管理工作，由安排了的若干名教务来进行，那么首先需要将教务的身份信息录入系统，并开通有关账户的功能。如果机构没有设定教务，由校长来兼任，那么可以直接由校长来进行下一步。
二、学习管理系统软件的具体操作，重点放在机构会日常使用的主要功能。
教培机构最常用到的是，点名扣课、加课时等课时管理相关功能。因此，教务需要快速熟悉这些基本操作。此外，其他的功能，例如课程设置、班级管理、课后点评等重要功能，也需要学习使用。只有这些操作了解并熟练了，才能成为机构管理系统的担当角色。
三、导入现有的课时数据，完成系统正式开启使用前的重要准备。
对于已经运营一段时间特别是多年的机构来说，由于长期使用纸张和表格来进行记录，已经形成了一套固有的管理模式和模板。上线系统前后，会有一段时间来进行磨合，这是无可避免的。如何缩短磨合期，让磨合的过程变得更加轻松，是可以实现的。
教务先要对机构现有的数据情况有一个全局的了解，同时尽早获取数据导入的表格模板或者主要的数据名称（也就是管理系统软件中的数据字段）。这之后，需要对关键数据完成匹配和整理的工作。
由于各家机构处理的时候会用自己的方式处理，而管理系统软件相当于是规整统一的。因此，在整理过程中，很有可能会碰到一些不清楚不理解的地方，这也是十分正常的情况。这时候，教务应该在内部统一明确了之后，再和软件服务商了解，如何对此种情况进行处理。一般情况下，都可以找到相对应的解决方案。待数据导入并检查了之后，即可准备正式开启。
四、完成对其他人员的基本使用培训，并对家长进行启用通知。
在此阶段，教务要确保机构的其他人员会使用主要的功能。例如任课老师需要学习如何进行点名，以及了解进行课后点评等操作。虽然有关的功能非常的直观便捷，教务为了减少在后期的使用误差，需要尽可能确保每位涉及到的同事都会使用。在此阶段，还需要完成对家长的通知，告知相关系统的上线，并完成有关日常通知沟通方式的切换。
至此，所有的基本准备工作已经完成，接下来就是日常使用了。任何管理系统软件只有用起来，才会起到应有的作用，才能发挥其价值，最终帮助机构达到优化管理、提升服务、降本增效的目的。
