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项目管理 秘诀 搞定 文档 工程

7个文档管理秘诀,搞定100+工程项目管理

jnlyseo998998 jnlyseo998998 发表于2023-05-01 09:41:02 浏览130 评论0

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工程项目结束了,文件堆成山,整理归档太痛苦?

时不时要给异地同事发资料,总担心搞错版本出岔子?

张工要离职,正跟公司闹情绪,他保管的图档拒绝交给其他人?

诸多类似的场景经常出现在建筑行业者的工作中,成为大家的困扰。

凭借多年的建筑行业服务经验,以及与客户之间的深入沟通、合作,360亿方云为建筑行业用户量身打造了一套企业云盘应用方案。

适用于建筑行业各个环节的企业组织:

建设单位、施工单位、环评单位、监理单位、设计单位、……

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建筑行业图档管理那些痛

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资料归档压力大

项目环节众多,图档资料众多,资料产生时无法立刻归档,后续整理归档压力大。

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文件取用受挟制

海量的项目资料分散在各人手中,难以统一管理,取用文件时经常受制于人。

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人员变动交接难

员工离职时资料交接工作量大,可以出现遗漏,闹情绪的员工还可能拒绝向继任者交接资料。

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异地团队协作难

项目各方分散各地,成员之间的文件传输及协作效率低,沟通成本高。

5

文件流转不安全

日常工作中通过通讯工具、邮件传输核心机密文件,难以把控流转过程,容易造成信息泄密。

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企业云盘助力全流程文档管理

360亿方云建筑行业解决方案围绕用户的招投标、分包、造价、成本控制、技术文档协作、计量&结算、报表分析等各个环节,提供文件资料在线共享、同步、协作等服务,实现项目资料统一管理,以及跨部门、跨组织之间的高效协同。

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工程资料统一安全存储

项目中,施工方案、设计图纸、资质资料、施工合同、检测报告,勘察设计文件等全过程资料统一存储在企业云盘上,员工根据权限快速在云盘上获取资料,无需向专人索要。

云盘支持最高9级人员权限管理,精确到每个人可以上传、预览、下载、移动、编辑哪个文件夹中的文件,无权限者不能对文件进行操作,保障企业文档安全。

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项目各方在线协作

项目成员通过云盘实现招投标文件、合同、图纸、造价方案等资料的实时共享,打开云盘就可以在线预览文件,也可以多人同时在线编辑同一份文件、并在线评论发表沟通意见。

各方之间无需来回传输和轮流修改文件。

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项目资料实时同步

云盘中的常用文件夹支持同步至项目成员们的电脑本地,这样一来,项目成员们在本地更新了同步文件夹中的内容,会实时同步至云盘的云端文件夹,共享给大家,云端内容更新后也会实时同步至项目成员们的电脑本地。

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工程文件版本有序管理及追溯

建筑工程涉及多个参与方,文件修改后一般要经过多轮审批、签字,每个环节都有可能再出现修改,一份文件存在多个版本。

360亿方云支持文件共享与实时同步,发生任何改动后都会把最新版本同步给所有协作者,避免用错文件版本。

同时支持保存文件的历史版本,便于项目人员随时追溯每个版本的修改细节。

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工程图纸在线预览

支持BIM模型在线预览,平面图、立面图、剖面图、内部构造详图等各类工程图纸均可通过云盘实现多成员之间实时共享,登录云盘找到图纸即可在线预览,无需专门下载查看、打开图纸的专业软件,方便省时。

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施工资料扫描自动归档

建设公司对上要对接甲方,对下要对接财务、项目管理中心、各项目组,有大量资料需要归档。

可以在企业云盘上给各项目部建立标准文件夹,项目成员通过360亿方云企业云盘的移动端,扫描各种施工资料,形成扫描文件,直接归档到云盘对应的文件夹中,实现“资料产生即归档”。

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人员离职,图档一键交接

由于全部的项目资料统一存储在云盘上,因此项目成员在云盘上一键检索即可快速获取所需的文件,无需向专人索要。

成员离职时管理员可以将其在云盘上的文件一键交接给继任者,杜绝闹情绪、离职的员工以手中掌握的企业重要文件相要挟。

建筑行业以项目为中心的运作模式周期性长,项目进行中,需要多方协作,涉及到各类文件的安全共享和协同工作;项目结束后,各类文档材料需要统一归档和保存,实现企业的数据积累和沉淀。

360亿方云为建筑行业用户提供专业的企业云盘应用解决方案,助力建筑行业信息化加速发展。目前已为中建二局、中建四局、中交上海航道局、中交公路规划设计院、碧桂园、保利地产、中国铁塔股份有限公司防城港市分公司、中海油石化工程有限公司、江西省路桥隧道工程有限公司、上海建工集团等知名企业提供服务。