此岗位base北京
岗位职责:
1.负责接待到访驻京办的客人,并指引相关同事接见;
2.负责接听外线电话;负责接收、发放收到的邮件,及本办邮件的外递;
3.负责纪录到访驻京办及求助等事宜的资料统计;
4 . 负责一楼展览厅的视频、照明等设备的开启和关闭;
5.负责整理和保管一楼展览厅的书籍及杂志等;
6.负责会议室预订事宜;
7.完成上司交办的其他工作。
文檔管理:
1.整理、归类及存档公文;
2.协助办理职员工作居住证的申领、续签;
3.协助办理驻京办物品往返香港及北京船运的进出口手续;
4.安排收发驻京办的邮件;
5.订购、发放、整理及盘点办公室文具及耗材;
6.协助保养及维修部分办公设备;
7.整理及保存驻京办收到的礼品;
8.有需要时替岗主任私人秘书及前台等职位;
9 . 完成上司交办的其他工作。
总务及物管:
1、职员出差报销的计算及制作内部付款凭证 (Internal Payment Voucher);
2、机票、酒店、快递、名片制作等款项的计算及制作IPV;
3、新增办公室设备的报价、过程的跟进及制作IPV;
4、协助维护及更新办公室设备的合同及纪录;建立并管理驻京办存货档案;
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5、办公室通讯设备的维护及费用的计算;
6、机票及酒店的预定;名片/卡片/信封等的订制;
7、有需要时替岗主任私人秘书及前台等职位;
8、完成上司交办的其他工作。本职位职员将会与本组其他职位轮岗,轮岗岗位包括:文员(前台)、文员(文档管理)、文员(总务及物管),轮岗时间约为四个月,视实际情况进行调整。
入职条件:
1、毕业于内地或海外认可大学。
2、至少两年以上办公室行政工作经验,工作认真负责,责任心强。
3、 流利中英文书写及口语,英文四级或以上水平,懂广东话更佳。
4、对香港有一定认识,幷/或曾在香港公司有工作经验可获优先考虑。
5、具备良好的沟通能力及人际关系。 如感兴趣请将中英文简历投递至:hr@dpsc.com.cn。
标题请注明:香港驻京办文员+姓名。
截止日期:2023年3月22日17时30分。
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