如何才能高效地进行「时间管理」,有哪些科学的方法
时间管理其实是个蛮大的概念,可能首先要考虑的是,你希望通过时间管理的工具和技巧,解决自己的什么问题,这个角度入手。
对于我来说,时间管理的高手,其实并不是把一天24小时都塞满了密密麻麻的任务的人,而是那些张弛有度,举重若轻的人。
- 他们,知道什么是对自己当下最重要的任务,必要时死磕;
- 他们,懂得什么时候该拼命,什么时候该放松,了解自己一天的精力曲线,懂得在最高效的时间段,最高效地完成最重要的任务;
- 他们,即便工作再繁忙,也不会忘记偶尔停下来,闻闻玫瑰花香,更好地工作是为了更好地生活;
如果把投入时间的多少与工作效能的高低分别用横轴和纵轴来表示,可以得到下面的这个四象限:
时间与效能
I象限:既投入很多时间,效能也很高;这是属于学霸、大神的境界,整个人就像一个工作机器一样,不知疲倦地工作和学习;
II象限:投入时间少,但效能却很高;这是我们普通人希望达到的理想状态;能做到这点,就是时间管理达人了;
III象限:投入时间少,效能又很低;我觉得很少有人一直处于这种情况之下,所以是浑浑噩噩的一种状态,而不是一类人;
IV象限:投入时间多,效能却很低;我称之为“伪勤奋者”,这可能是我们时刻要警惕或者去反思的,每天忙忙碌碌,到底有多少是能产生很高的效能的呢?
作为普通人,我们要做的就是尽量避免落入第四象限,而要努力向第二象限靠拢。
就像史蒂芬柯维在《高效能人士的七个习惯》里提到的:
成功不是偶然的事件,而是你不断的做那些最可能给你带来希望结果的事情。
搞清楚了这个大前提下,下面分享一下我日常在用的一些比较简单的工具和方法,我觉得时间管理工具和方法不能太过于复杂,也不应该投入太多的时间,毕竟它是一个辅助。
1个基本策略:要事优先
工作(事情)是永远做不完的,关键在于抓住最核心最重要的任务,用80%精力攻克20%任务,确保自己的大目标的推进;
还记得前面的四象限吗?我们不要做“伪勤奋者”,而要努力做“时间管理达人”。
具体到执行上,
首先要建立这个意识:事情和事情之间的能产生的成果是很不一样的,所以得学会区分20%关键任务和80%常规任务,区别对待。
其次,针对20%的关键任务,要投入80%的精力去做好它,做好这20%,要能产生80%的效果,可以采用3件事系统来进行管理。
再次,针对其余80%的常规任务,用列行动清单的方法进行管理,在一些经常重复操作的任务上建议采用SOP(标准化工作流程)的方式,这样能提高效率,减少不必要的脑力消耗。
2个系统:
3件事系统,完成每天/周最重要的任务;
任务清单系统,管理其余80%的任务;
3件事系统:
前面提到的20%的关键任务,可以用“3件事”的系统来进行管理。
注:这里的3件事其实跟博恩崔西书里的吃青蛙的概念是差不多的。
确定:圈出每天要完成的1-3件对你最重要的事情,给它们分配最多的精力,优先去完成它们。
如何判断是哪三件事呢?
- 在你目前的生活中,有哪些事情能够彻底使你的个人生活得到改观,但是你一直没有去做?
- 在你目前的生活中,有哪些事情能够彻底使你的工作局面得到改观,但是你一直没有去做?
重要性与目标有关,凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。
或者说,要做那些重要但不紧急的事,从长期看,对提升自己很有帮助的,可以是阅读,可以是写作,等等
把这样的3件事列出来,列为自己当天最重要的事情,强行安排出时间来去完成它。
拆解:确定了三件事之后,要对任务进行拆解,把一项关键任务,分解成无数个小小的关键任务,如果是团队或家庭,还可以责任到人,并给每个小任务加上明确的截止时间点。
比如,我每天会根据当月、当周最重要的事情,确定今天最重要的3件事。通常来说,重要且紧急的事情,不需要列入3件事,只要记录在滴答清单和我在Onenote的每日任务里,自然就会完成;所以我的3件事,通常是那些重要而不紧急,但从长期看,对提升自己很有帮助的,比如写作,比如阅读,比如学习,等等。
推进:3件事的任务拆解完,每天的时间分配就有了重点,接下来,就是采用一个你自己习惯的工具来推进每天的这三件事,并进行跟踪和记录。
可以采用便利贴的形式,也可以在滴答清单或者印象笔记等电子笔记本里,把它们放在一个最醒目的你无法忽视的位置上。
我自己是用滴答清单加Onenote笔记的方式来进行每天的任务管理。
复盘:接下来,我还会每周对这3件事的完成情况进行复盘和总结,做得好是为什么,做得不好,问题出在哪里,下一周怎么去去改进。
就这样,
“确定-分解-推进-复盘”,形成一个完整的闭环,确保了你的时间精力,都投入在最关键的事情上,几个月下来,你就能看到成果。
这里要说明一点的是,每个人的时间分配是非常个性化,因人而异的,你只要做到,能在每天繁忙的日常事务中,抽出一定的时间,投入在你认为最重要的事情上:那些从长期看,对你的个人成长、能力提升最有帮助的事情,比如读书,比如学习,写作等等。
任务清单系统:用列清单的方式管理剩余的80%的常规任务。
完成了每天最重要的3件事,你今天已经保证了高效能的基本盘,其余时间,可以用来完成剩余的80%的常规任务,也就是那些相对不那么重要的、比较琐事的小事。
这部分建议每天早上,用列行动清单的方式逐一写下来,大概7-8件就好,不建议超过10件。事实上,如果你的常规任务列得过多,势必会侵占你本该用来完成重要任务的时间。
1个技巧:
番茄工作法,培养专注力,高效完成最重要的工作
番茄工作法真的是非常简单易行却又效果极佳的时间管理方法,对我来说,它既是提升专注力的利器,又是能改善拖延症的好方法。
它的做法非常的简单:
找一个计时工具,可以是普通的计时器,或者电子计时器,或者有番茄功能的app;
然后选择一个需要专注的任务,开始番茄计时,专注工作25分钟后,休息5分钟;连续完成4个25分钟的番茄工作后,可以休息15分钟。
这种做法看似简单,但持续地坚持做番茄,你就会发现,自己的专注能力会有了很大的提升,因为你在每天重复下面这几个动作:开始番茄钟计时,开始进入专注状态,25分钟计时结束,短暂休息。
渐渐地,大脑接受了这个动作的暗示:番茄钟一开,你会非常容易就进入专注的状态。
另外,遇到某些难啃的任务的时候,我会“哄”那个有畏难情绪的“自己”:只要完成一个番茄钟就好,那个“自己”心想,1个番茄钟,嗯,倒也不算很难,ok,那就开始吧。
于是,就用先完成“1个番茄”的方法,一个又一个看似难啃的大山一般的任务就这样逐渐被攻克了:看书、写稿、写课程……
2个工具:
- 滴答清单:番茄钟+任务管理+日程管理
- Onenote:年、月、周、日计划的管理和复盘
关于时间管理工具的选择上,我觉得需要把握这么几点原则:
- 全平台,手机和电脑上都要有,这样能随时查看
- 简单易用,不能太复杂
- 数量不宜太多,最好控制在1-2种以内
基于以上原则,我目前日常在使用的工具,主要就是滴答清单和Onenote。
1、滴答清单:
我用滴答清单已经3年多了,功能真的非常强大。我目前主要用它来做3件事:番茄钟任务、日程表、3件事和日常行动清单。
- 番茄钟任务:我从去年11月中开始用滴答清单记录每日完成的番茄钟,到目前已经累计完成了超过1100多个番茄。
- 日程管理:滴答清单的日历功能提供了按列表、月、日、3日和周几种查看形式,我用的最多是列表查看。
- 3件事和日常行动清单:利用滴答清单的智能清单功能,我分别建了每天3件事、今日待办、下一步行动3个智能清单,用来完成大部分任务的管理。
滴答清单的番茄钟统计
2、Onenote:
当初开始用Onenote主要还是被它的颜值打动,后面觉得它的表格和可以折叠子页的功能很实用。
我现在在Onenote里进行年、月、周、日计划的管理,对应时间节点的复盘,也在Onenote里完成。
Onenote里的周计划和日计划
最后,总结一下:
想要做好时间管理,告别伪勤奋,变身真正的时间管理达人,只要把握以下几个要点就好:
- 一个策略:要事优先
- 2个系统:3件事和任务清单
- 1个技巧:番茄工作法,让你有效专注
- 2个工具:滴答清单和Onenote
张小斐红了后第一时间离开贾玲,元芳你怎么看
张小斐从小就很漂亮。很小的时候,父母就带着她开始学习舞蹈,1997年,张小斐开始在北京中央民族大学舞蹈系学习舞蹈。2001年进入中国武警文工团,2005年考入北京电影学院表演系本科,之后再次进修,考上了北京电影学院,2009年张小斐以专业第一名的成绩毕业后,进入中国广播艺术团,开始了自己的演戏生涯,以及漫长的无名之路。直到碰到贾玲,才意外接触小品和喜剧。2012年,张小斐和贾玲搭档,参加了北京卫视春晚,出演了小品《女人n次方》。2018年的中央电视台春节联欢晚会,张小斐与贾玲、许君聪、何欢表演小品《真假老师》;2019年的春晚,张小斐与贾玲、许君聪表演小品《啼笑皆非》。当时张小斐在全国观众面前露脸了,却没有被观众记住,而这次《你好,李焕英》全国的观众都记住了她。说明什么,张小斐更适合演电影。
贾玲的团队叫大碗娱乐。贾玲是团队的创始人,旗下艺人有张小斐、许君聪、张泰维、何欢、卜钰、天福、姬晴等。其中张小斐是经常出现在观众视野的一名喜剧演员。“大碗娱乐团队”秉承“用心做喜剧,不忘初心,砥砺前行”的精神,要给观众带来更多的喜剧。”和颂是一个非常有实力的公司,资源遍布世界,李冰冰和赵丽颖便是旗下艺人,更是公司的合伙人,除此之外,还有陈学冬、何润东等等明星。李冰冰这几年在好莱坞的发展也仰赖于和颂的展望,赵丽颖产后复出就能拿到大IP女主也是和颂的实力,相对于大碗公司,和颂能给张小斐更好的资源和平台,这一次张小斐加盟和颂,充分说明了自己的发展方向和野心。
和颂是一个非常有实力的公司,资源遍布世界,李冰冰和赵丽颖便是旗下艺人,更是公司的合伙人,除此之外,还有陈学冬、何润东等等明星。李冰冰这几年在好莱坞的发展也仰赖于和颂的展望,赵丽颖产后复出就能拿到大IP女主也是和颂的实力,相对于大碗公司,和颂能给张小斐更好的资源和平台,这一次张小斐加盟和颂,充分说明了自己的发展方向和野心。
另外,张小斐还是属于贾玲的大碗娱乐公司,两人依旧没有解约,只是贾玲把包装张小斐的事务都委托给了和颂公司,毕竟张小斐和贾玲是一对从低谷就相互扶持的好姐妹,而且“流水的男演员,铁打的张小斐。”如果真的要和贾玲的大碗娱乐解约,想必张小斐也不会乐意,这种战略合作,互惠互利才是最好的形式。
你一年会看几本书都是哪些方面的
说不清楚了。纸质版的书读的少,电子版的书多一些,每天都在读,每天都在学习。
教育类的、文化类的、实事政治类的多一点。活到老,学到老,就这样,我们到生命尽头,也不可能读懂世界!
当然,读书要记,要用,不然,读死书、死读书就没有意义了。